Monitoring w miejscu pracy. O czym należy pamiętać?

Monitoring w miejscu pracy: cele montażu

Przede wszystkim montaż monitoringu musi być niezbędny do zapewnienia następujących celów::

• bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring w miejscu pracy: miejsca montażu monitoringu

Może być wprowadzony na terenie zakładu pracy lub wokół niego oraz dotyczyć jedynie rejestracji obrazu-bez dźwięku. Miejscem gdzie zasadne jest zainstalowanie monitoringu jest magazyn i teren wokół niego nawet gdy jest pilnowany przez strażnika. Monitoring zapewnia bezpieczeństwo i mieniu przed kradzieżą czy zniszczeniem i pracownikowi przed niespodziewanym atakiem. W biurach przy magazynie mogą się znajdować istotne dla pracodawcy informacje, a i w budynku i poza nim istnieje ryzyko wybuchu pożaru.

Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Natomiast objęcie nagrywaniem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni jest możliwe jedynie gdy wymaga to realizacji celów monitoringu, nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik umożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Dodatkowo nagrywanie pomieszczeń sanitarnych wymaga uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a w przypadku jej braku – przedstawiciela pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Niedopuszczalne jest nagrywanie osób w łazience podczas wykonywania czynności fizjologicznych czy kąpieli. Kamera może być skierowana jedynie na taką część pomieszczenia w której znajdują się umywalki. Również w szatni nagranie może dotyczyć tylko obszaru w których umieszczone są szafki czy wieszaki, ale nie w samej przebieralni.

Monitoring może być wykorzystany jedynie dla tych celów dla których został zamontowany. Nie może stanowić dowód w jakiejkolwiek innego sprawie np. bliskich relacji pozasłużbowych pracowników.

Monitoring w miejscu pracy: przechowywanie monitoringu

Nagrania przechowuje się przez okres nieprzekraczający trzech miesięcy. Jeśli monitoring stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa albo pracodawca powziął wiadomość iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu np. o nałożenie kary porządkowej powyższy termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po tym okresie monitoring ulega zniszczeniu chyba że np. został zabezpieczony przez organy ścigania w związku z prowadzonym postępowaniem.

Obowiązki pracodawcy w związku z wprowadzeniem monitoringu w miejscu pracy

1. Ustalenie celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu;
2. Poinformowanie pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
3. Widoczne i czytelne oznaczenie pomieszczeń i terenu monitorowanego, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed uruchomieniem
4. Przekazaniem pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy informacji (papierowo lub elektronicznie) o celu, zakresu oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Oznaczenie pomieszczeń i terenu monitoringu nie narusza przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w zakresie przejrzystej komunikacji oraz trybu wykonywania praw przez osobę której dane dotyczą oraz informacji podawanych tej osobie w przypadku zbierania danych.