Dziś przepisy kodeksu spółek handlowych wymagają, by w spółkach kapitałowych rady nadzorcze podejmowały decyzje na posiedzeniach, w których członkowie biorą udział osobiście (np. art. 222 k.s.h.). Chyba że w umowie lub statucie spółki przewidziano możliwość porozumiewania się na odległość, np. w ramach telekonferencji. Podobnie sprawa ma się z zarządami. Wielokrotnie sądy wskazywały, że nie może ostać się w obrocie uchwała podjęta bez osobistej obecności członków organu, skoro stosownej możliwości głosowania akcjonariusze lub udziałowcy nie przewidzieli.

O tym, jak ważne jest wpisanie możliwości zdalnego porozumiewania się w umowę lub statut, przekonuje się właśnie wiele firm. Przykładowo członek rady nadzorczej z Włoch do Polski nie przyleci. Podobnie będzie z menedżerem z USA, gdyż nie miałby możliwości powrotu do Stanów.

Paraliż w spółkach

O tym, że ze spotkaniem się mogłaby być trudność, doskonale przekonują się właśnie menedżerowie dużych państwowych biznesów. Tajemnicą poliszynela jest, że kwarantannie poddani są niektórzy członkowie rady nadzorczej PKN Orlen.

Komisja ds. reformy nadzoru właścicielskiego działająca przy Ministerstwie Aktywów Państwowych przygotowuje projekt nowelizacji (jego założenia DGP ujawnił już w zeszły piątek). Zgodnie z proponowanymi regulacjami zasada z k.s.h. zostanie odwrócona. Czyli domyślnie będzie możliwość porozumienia się na odległość w spółkach kapitałowych. I ewentualnie będzie można ją wyłączyć w umowie lub statucie. Jednocześnie MAP chce, aby w obiegowym trybie można było podejmować decyzje w przedmiocie powoływania, odwoływania i zawieszania członków zarządu, co teraz jest niedopuszczalne. Raz, że ograniczenie to wydaje się dziś na wyrost. A dwa – właśnie niespotykane sytuacje jak ta związana z koronawirusem pokazują, że niekiedy konieczne jest szybkie działanie, by uratować biznes.

>>> Czytaj również: Spółki w kwarantannie. Rząd przygotowuje przepisy przeciwdziałające paraliżowi

Prace nad tym rozwiązaniem toczą się od kilku tygodni. W ostatnich dniach – ze względu na pandemię – przyspieszyły. Projekt nowelizacji kodeksu spółek handlowych ma być gotowy lada dzień. Kiedy zostanie uchwalony, jeszcze nie wiadomo, lecz są szanse, że stanie się to już na najbliższym posiedzeniu Sejmu. W MAP słyszymy, że szykowane rozwiązania są na bieżąco konsultowane z Ministerstwem Sprawiedliwości, które formalnie odpowiada za nowelizacje kodeksów.

Pochwała nowoczesności

Eksperci jednomyślnie chwalą pomysł MAP.

– Dotychczasowa regulacja wymagająca osobistej lub przez pełnomocnika obecności na posiedzeniu organu spółki w przypadku braku odmiennego uregulowania w statucie w istocie bardzo często stanowiła problem. W XXI wieku, w erze cyfryzacji, możliwość uczestnictwa na posiedzeniach organu spółki z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej jest niezbędna i w istocie winna być zasadą – twierdzi Magdalena Osińska-Wilińska, dyrektor departamentu prawa spółek, negocjacji i mediacji w kancelarii Wiliński Legal. Jej zdaniem dopuszczenie jako zasady zdalnych obrad organu ułatwi odbywanie spotkań w spółkach.

– Cyfryzacja i umożliwienie obrad z wykorzystaniem technologii pomoże odformalizować podejmowanie decyzji, także w zakresie umożliwienia zmiany umowy spółki. To bardzo dobre rozwiązanie umożliwiające sprawne funkcjonowanie organów – twierdzi Osińska-Wilińska.

Wtóruje jej Ernest Bucior, radca prawny w kancelarii Russell Bedford.

– Wprowadzenie odwrotnej do obecnie obowiązującej zasady spodoba się tym, którzy chcieliby korzystać z takiej formy odbywania posiedzeń, jednak chcą uniknąć zmiany umowy spółki. Szykowane rozwiązanie powinno przyczynić się do organizacyjnego usprawnienia działań organów spółki oraz przyśpieszać ich pracę – uważa mec. Bucior.

Z kolei Cezary Kaźmierczak, prezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, twierdzi, że właśnie w taki sposób powinien działać rząd.

– Czyli przyglądać się realnym potrzebom przedsiębiorców oraz praktyce biznesu i dostosowywać do tego przepisy, a nie tworzyć regulacje, które wprawiają przedsiębiorców w osłupienie – wskazuje Kaźmierczak. Jego zdaniem odejście od niedzisiejszej już zasady, że trzeba się spotykać osobiście, gdy większość spraw można załatwić w toku telekonferencji lub za pośrednictwem komunikatora internetowego, to doskonały pomysł. A epidemia koronawirusa jedynie pokazała jego słuszność.

>>> Czytaj również: Stan wyjątkowy w Polsce? Nie ma potrzeby, by z niego korzystać [WYWIAD]

– Zarazem to odejście od fikcji, która występowała w wielu niedużych spółkach. Udawano w nich, że spotkania odbywają się osobiście, a w praktyce było tak, że jak ktoś akurat przyjechał do siedziby, to podpisywał papiery – opowiada Kaźmierczak.

Komisja ds. reformy nadzoru właścicielskiego przy MAP powstała w lutym 2020 r. Pracuje obecnie – poza nowelizacją kodeksu spółek handlowych dotyczącą możliwości porozumiewania się na odległość w organach spółek – także nad stworzeniem prawa holdingowego, wzmocnieniem pozycji rad nadzorczych w spółkach kapitałowych oraz zmianami dotyczącymi obowiązków informacyjnych wobec akcjonariuszy. ©℗

W wielu sprawach może zachodzić potrzeba pilnego podjęcia decyzji [opinia]

Janusz Kowalski - wiceminister aktywów państwowych, pełnomocnik rządu ds. reformy nadzoru właścicielskiego

Trwająca obecnie epidemia koronawirusa skłania wielu pracodawców do skierowania pracowników do pracy zdalnej. To rozwiązanie, dostosowane do potrzeb nowoczesnej gospodarki, jest w dalszym ciągu traktowane przez kodeks spółek handlowych jako nadzwyczajne, jeśli chodzi o pracę organów menedżerskich spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej. W wypadku rad nadzorczych jego zastosowanie wymaga stosownego postanowienia umowy spółki lub statutu. Jeśli zaś chodzi o zarządy, to zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie można spotkać nawet poglądy mówiące o niedopuszczalności zdalnego podejmowania uchwał.

Nawet w tych spółkach, których umowy korporacyjne zawierają stosowne postanowienia, a trzeba przyznać, że zwłaszcza w gronie spółek akcyjnych jest ich sporo, kodeks wyłącza możliwość podejmowania w tym trybie decyzji w przedmiocie zakresie powoływania, odwoływania i zawieszania członków zarządu. A więc akurat w tych sprawach, w których z różnych względów może zachodzić potrzeba pilnego podjęcia decyzji.

Uważamy, że przepisy należy zmienić, a prawa nie można tworzyć w oderwaniu od stosowanej przez przedsiębiorców i nieszkodzącej nikomu praktyki. Dlatego planujemy wprowadzić możliwość odbywania zdalnych posiedzeń do obu typów spółek kapitałowych i w odniesieniu do obydwóch organów – ewentualnie z możliwością statutowego wyłączenia tego rozwiązania. Chcemy też, żeby w trybie obiegowym mogły być podejmowane wszystkie decyzje, również te dotyczące obsady zarządów.