Pracodawcy wkrótce będą musieli stanąć przed trudnym wyborem. Jeśli chcą się zabezpieczyć przed odpowiedzialnością za złamanie prawa przez ich pracownika, powinni dokładnie go zweryfikować już na etapie naboru. Problem w tym, że takie gruntowne prześwietlenie kandydata uniemożliwiają im ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) i kodeks pracy.

– Możliwe, że firmy będą musiały oceniać, czy istotniejsze jest dla nich ryzyko poniesienia sankcji z tytułu odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione, czy też te przewidziane za naruszenie RODO – zauważa dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Nowe obowiązki

W praktyce wymóg dokładnego sprawdzenia pracowników firmy przewiduje rządowy projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (trafił już do Sejmu). Wprost wynika z niego m.in., że firma będzie odpowiadać za czyn zabroniony (przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub skarbowe) pozostający bezpośrednio w związku z prowadzoną przez nią działalnością, jeżeli został popełniony przez osobę przez nią zatrudnioną, w związku ze świadczeniem pracy. Zatrudniający nie poniesie jednak odpowiedzialności, jeśli wykaże, że dochował należytej staranności w wyborze pracownika i nadzorze nad nim (a także gdy tak zorganizował działalność, aby nie ułatwiała ona albo nie umożliwiała popełnienia czynu zabronionego). I tu pojawia się problem.

– Jak pracodawca ma należycie zweryfikować pracownika, skoro nie może nawet domagać się od niego zaświadczenia o niekaralności? To ostatnie można przecież pozyskiwać tylko w przypadku, gdy firmę zobowiązuje do tego przepis, a więc jedynie w stosunku do wybranych grup zawodowych – tłumaczy dr Dominika Dörre-Kolasa.

Kluczowe ograniczenia

Te ograniczenia w pozyskiwaniu wiedzy wynikają przede wszystkim z RODO i kodeksu pracy (który wkrótce zostanie dostosowany do unijnych wymogów). Rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 wskazuje, że pracodawca będzie żądał od kandydata do pracy jedynie podstawowych informacji, m.in. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych. Za zgodą kandydata lub już zatrudnionej osoby będzie można uzyskać ich inne dane, ale z wyłączeniem tych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa (co akurat ma duże znaczenie przy odpowiedzialności za czyny zabronione). Z kolei niektóre dane wrażliwe (np. dotyczące zdrowia, seksualności, poglądów politycznych, przynależności do związków zawodowych, pochodzenia etnicznego) będzie można dostać za zgodą pracownika, ale wyłącznie w przypadku, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o angaż (lub już zatrudnionej). Istotne znaczenie w tym zakresie mają także np. wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Z przygotowanego przez UODO poradnika dla pracodawców wynika m.in., że nie mogą oni pozyskiwać dodatkowych informacji o kandydacie od jego poprzedniego pracodawcy (tylko ewentualnie potwierdzić dane zawarte w referencjach) ani zwrócić się do uczelni wyższych o potwierdzenie, czy kandydat rzeczywiście uzyskał w niej dyplom. Co do zasady niedopuszczalne jest też gromadzenie informacji o kandydatach zamieszczanych przez nich na portalach społecznościowych.

Co robić?

Te obostrzenia na pewno nie ułatwią firmom wykazywania, że dochowali należytej staranności przy wyborze pracownika, który – w związku z pracą – dokona przestępstwa. A sankcje przewidziane w projektowanych przepisach nie są małe. Sąd, stwierdzając odpowiedzialność podmiotu zbiorowego za czyn zabroniony, może orzec m.in. karę pieniężną (w wysokości od 30 tys. do 30 mln zł) lub przepadek mienia, zakaz promocji i reklamy, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej określonego rodzaju.

– Wydaje się, że przedsiębiorcy będą musieli powoływać się na ograniczenia wynikające z przepisów. W razie zarzutów dla ich podwładnych mogą wskazywać, że decyzję o ich zatrudnieniu podjęli na podstawie wiedzy, jaką pozwala pozyskiwać prawo, czyli RODO i inne regulacje o ochronie danych osobowych – uważa dr Maciej Chakowski, partner w kancelarii C&C Chakowski & Ciszek.

Ta nielogiczność przepisów wywoła jednak problemy.

– W praktyce wiedza o kandydatach do pracy często jest pozyskiwana nieformalnie, np. dzięki opiniom z rynku. Te przepisy tego nie zmienią – podsumowuje dr Chakowski.

>>> Czytaj też: Ściągawka z RODO. Oto 12 najważniejszych pytań i odpowiedzi