Pracownicy mają powody do niepokoju. Zbierane latami świadectwa pracy mogą nie wystarczyć, aby dostać emeryturę z ZUS. Potwierdzają to ostatnie wyroki Sądu Najwyższego, który uznał je za dokumenty prywatne, wymagające dodatkowego potwierdzenia. Informacje w nich zawarte mogą zostać zakwestionowane przez ZUS.

Zakład ma prawo do kontrolowania świadectw pracy dostarczanych przez ubezpieczonych ubiegających się o renty lub emerytury. I korzysta z takiej możliwości, oczywiście w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym – mówi Jacek Dziekan, rzecznik prasowy ZUS.

A to oznacza, że w takim przypadku zainteresowany sam musi znaleźć inne dowody potwierdzające dane ze świadectwa pracy. Tu jednak zaczynają się schody. Do 1980 r. przedsiębiorstwa mogły niszczyć dokumentację płacową po 12 latach. Z kolei po 1989 r. pojawiające się i znikające firmy, nie chcąc ponosić kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji osobowej, pozbywały się jej, wywożąc na wysypiska. Inni przedsiębiorcy już wydali pracownikom kartoteki osobowe, które teraz można łatwo podważyć. Jak ocenia Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, tacy pracodawcy zrobili pracownikom krzywdę. – W razie zakwestionowania ich świadectwa przez ZUS nie ma możliwości porównania go z innymi dokumentami – dodaje.

Eksperci zwracają uwagę, że z powodu zastrzeżeń ZUS czy sądów co do wiarygodności świadectw wiele osób może mieć problemy z uzyskaniem prawa do emerytury. Wówczas jedynym sposobem na potwierdzenie prawdziwości dokumentów są zeznania świadków. Pod warunkiem że takie osoby żyją i mogą potwierdzić wersję ubezpieczonego. Dlatego lepiej utrzymywać kontakty z dawnymi kolegami z pracy, którzy poświadczą w sądzie okres i rodzaj zatrudnienia. Warto także gromadzić wszelkie dokumenty dotyczące zatrudnienia, np. umowy o pracę z aneksami i zaświadczenia ukończenia specjalistycznych szkoleń.

– Sprawa świadectw pracy jest na tyle poważna, że muszą się nią zająć partnerzy społeczni. Nie można doprowadzić do sytuacji, że pracownik, mając dokument wydany przez pracodawcę, na końcu dowiaduje się, że nie dostanie emerytury – uważa Andrzej Radzikowski, wiceprzewodniczący OPZZ.

Zdaniem Witolda Polkowskiego, eksperta Pracodawców RP, trzeba wypracować nowy wzór świadectwa, który będzie dostosowany do systemu informatycznego ZUS.

– Może świadectwo pracy powinien zastąpić PIT wydawany co roku pracownikom? W przyszłości taki dokument powinien być powiększony o dwie rubryki, w których będzie informacja o czasie pracy, jej rodzaju oraz formie zatrudnienia. To nie tylko ograniczy obowiązki pracodawcy, lecz także ułatwi kompletowanie dokumentacji pracowniczej w przypadku osób często zmieniających pracę – proponuje ekspert.

Zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i sądy podważają świadectwa pracy wystawiane przez pracodawców. Z tego powodu pracownicy ubiegający się o renty lub emerytury poszukują innych dokumentów, które mogą potwierdzić okres zatrudnienia i rodzaj wykonywanej pracy. Czasami jednak odszukanie takich dokumentów jest niemożliwe.

Krzywa pieczątka

– Zwraca się do nas coraz więcej osób, którym ZUS zakwestionował złożone przez nich dokumenty. Szczególnie dotyczy to dokumentacji, która jest podstawą do wypłaty świadczeń rent lub emerytur – mówi Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

Archiwiści wskazują, że ZUS do tej pory najczęściej kwestionował składane dokumenty będące podstawą do ubiegania się o świadczenie ze względu na błędy związane ze sposobem ich wystawienia. Podważano ich wiarygodność z powodu nierówno odbitej pieczątki lub braku pieczątki imiennej osoby wystawiającej dokument (mimo że np. przez pewien czas ta druga nie była konieczna).

Po ostatnich wyrokach Sądu Najwyższego sytuacja pracowników będzie trudniejsza. SN uznał wprost, że świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym, lecz prywatnym. A to obniża jego wiarygodność.

– Do tej pory nie spotkaliśmy się z przypadkami, aby świadectwo pracy było traktowane jako dokument prywatny. A teraz sytuacja może się bardzo skomplikować – ostrzega Jolanta Louchin.

Kłopotliwy wyrok

Powodem zamieszania jest wyrok Sądu Najwyższego (SN) z 2 lutego 2012 r. (sygn. akt II UK 144/11).

Sąd rozpatrując skargę kasacyjną osoby ubiegającej się o wcześniejszą emeryturę, wyjaśnił, że par. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. nr 8, poz. 43 z późn. zm.) stanowi, że okresy pracy w szczególnych warunkach stwierdza zakład pracy na podstawie posiadanej dokumentacji.

Z treści tego przepisu nie wynika jednak, że takie stwierdzenie pracodawcy ma charakter wiążący. Świadectwo pracy nie jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 244 par. 1 i 2 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Wynika to z faktu, że przedsiębiorca wydający to świadectwo nie jest organem państwowym ani organem wykonującym zadania z zakresu administracji państwowej. A tylko dokumenty wystawione przez te jednostki stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone.

W postępowaniu sądowym świadectwo pracy jest traktowane jako dokument prywatny w rozumieniu art. 245 k.p.c. A to oznacza jedynie tyle, że osoba, która go podpisała (pracodawca), złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Dokument taki podlega kontroli zarówno co do prawdziwości wskazanych w nim faktów, jak i co do prawidłowości wskazanej podstawy prawnej.

Zatem w przypadku sporu między ubezpieczonym a ZUS, świadectwo podlega kontroli. Sprowadza się to do prowadzenia postępowania, w trakcie którego ubezpieczony ma przedstawić inne dowody potwierdzające nie tylko okres, ale także rodzaj wykonywanej pracy. Taki pogląd SN wyraził też w wyroku z 4 października 2011 r. (sygn. akt I UK 125/11). W sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych to zainteresowany ma wykazać (tak jak w sprawie cywilnej) fakty uzasadniające jego prawo do świadczenia (art. 232 k.p.c., art. 6 k.c.).