AI w kadrach i płacach 2026. Nowe obowiązki pracodawców po wejściu AI Act

Rodzą się jednak fundamentalne pytania: czy sztuczna inteligencja może zastąpić człowieka w działach kadrowo płacowych? Czy technologia jest już na tyle skuteczna i bezpieczna, aby organizacje mogły rozważać jej szerokie wdrożenie w procesach HR i payroll? To właśnie te wątpliwości najczęściej pojawiają się dziś zarówno w rozmowach biznesowych, jak i w dyskusjach ekspertów.

Czym jest sztuczna inteligencja (AI)?

Zgodnie z art. 3 pkt 1 AI Act „system AI” oznacza system maszynowy zaprojektowany do działania z różnym poziomem autonomii po jego wdrożeniu oraz mogący wykazywać zdolność adaptacji. System taki – w ramach wyraźnych lub dorozumianych celów – wnioskuje, jak generować na podstawie danych wejściowych wyniki, takie jak predykcje, treści, zalecenia lub decyzje, które mogą wpływać na środowisko fizyczne lub wirtualne.

W praktyce sztuczna inteligencja to zestaw technologii umożliwiających wykonywanie zadań, które dotychczas wymagały udziału człowieka. Systemy AI potrafią błyskawicznie analizować duże zbiory danych, porządkować informacje, identyfikować powtarzające się wzorce oraz formułować wnioski czy rekomendacje. Dzięki temu stają się jednym z najszybciej rozwijających się narzędzi wspierających pracę specjalistów w różnych obszarach – także w kadrach i płacach.

AI wkracza do działów HR i payroll z dużą dynamiką, wspierając rekrutację, podejmowanie decyzji kadrowych, prognozowanie rotacji czy analizę danych płacowych. W 2026 roku jej obecność w środowisku pracy przestaje być wyłącznie innowacją – staje się obszarem objętym ściśle określonym nadzorem regulacyjnym. Powodem jest wejście w kluczową fazę obowiązywania Rozporządzenia (UE) 2024/1689, czyli AI Act – pierwszego na świecie kompleksowego aktu prawnego regulującego sztuczną inteligencję.

Polecamy: NIS2 w Polsce. Jak przygotować firmę na nowe wymogi cyberbezpieczeństwa

Pierwsze przepisy dotyczące sztucznej inteligencji

12 lipca 2024 r. opublikowano Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 r. ustanawiające zharmonizowane przepisy dotyczące sztucznej inteligencji, zwane jako AI Act. Jest to pierwszy na świecie tak kompleksowy akt prawny regulujący rozwój, wdrażanie i stosowanie systemów AI w Unii Europejskiej, a jego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa, przejrzystości oraz odpowiedzialności w wykorzystaniu tej technologii.

Rozporządzenie weszło w życie 1 sierpnia 2024 r. we wszystkich państwach członkowskich UE, w tym w Polsce. Z uwagi na szeroki zakres regulacji, AI Act przewiduje stopniowe wdrażanie poszczególnych obowiązków. Zgodnie z art. 113 AI Act, pełne stosowanie rozporządzenia rozpocznie się 2 sierpnia 2026 r., z pewnymi wyjątkami.

Obowiązki pracodawców przed i po 2 sierpnia 2026 r. – co naprawdę zmienia AI Act?

AI Act stopniowo wprowadza nowe obowiązki dla pracodawców korzystających z AI w obszarach HR. Pierwsze z nich obowiązują już od 2 lutego 2025 r. i obejmują: zakaz praktyk niedozwolonych (art. 5), takich jak rozpoznawanie emocji czy manipulowanie pracownikami, oraz obowiązek AI literacy, czyli szkolenia osób korzystających z systemów AI. Na tym etapie pracodawcy muszą również informować pracowników o wdrażaniu AI w procesach rekrutacyjnych i kadrowych.

Kluczowe obowiązki wejdą w życie 2 sierpnia 2026 r. i będą dotyczyły systemów wysokiego ryzyka. Pracodawcy zostaną zobowiązani m.in. do zapewnienia nadzoru człowieka nad działaniem systemu, monitorowania jego pracy, zgłaszania incydentów, przechowywania logów, korzystania wyłącznie z systemów zarejestrowanych w unijnej bazie oraz – w określonych przypadkach – przeprowadzenia FRAIA (Fundamental Rights Impact Assessment). FRAIA, zgodnie z art. 27 AI Act, musi zostać wykonana przez określonych użytkowników systemów wysokiego ryzyka przed wdrożeniem takiego rozwiązania w organizacji. Wszystkie te wymagania wynikają z art. 26 AI Act.

AI w logistyce i IT. Gdzie kończy się hype, a zaczynają realne oszczędności

Zobacz również

AI jako narzędzie wysokiego ryzyka w obszarze HR

Według przepisów AI Act systemy wykorzystywane w zatrudnieniu – obejmujące m.in. rekrutację, ocenę pracowników, przydzielanie zadań, podejmowanie decyzji o awansach czy rozwiązaniu umów – są klasyfikowane jako systemy wysokiego ryzyka. Rozporządzenie wprost wskazuje, że tego typu narzędzia mogą „wpływać na prawa i możliwości jednostki”, dlatego podlegają rozszerzonej kontroli. Eksperci podkreślają, że większość narzędzi HR wykorzystujących AI automatycznie trafia do tej kategorii, co nakłada na pracodawcę istotne obowiązki regulacyjne.

Korzyści dla HR i payroll – technologia, która zmienia pracę

Choć regulacje są wymagające, nie zmienia to faktu, że AI stwarza realne możliwości transformacji procesów kadrowo płacowych. W praktyce organizacje mogą zyskać:

• automatyzację powtarzalnych czynności, takich jak wstępna selekcja CV czy analiza wniosków urlopowych,
• mniejszą liczbę błędów w naliczaniu płac, dzięki systemom wykrywającym anomalie,
• lepsze decyzje personalne na podstawie zaawansowanych modeli predykcyjnych,

Rozwiązania AI mogą znacząco zwiększyć efektywność zespołów HR i odciążyć ich w zakresie pracy administracyjnej, pod warunkiem właściwego nadzoru zgodnego z AI Act.

Realne ryzyka regulacyjne i finansowe

Niestosowanie się do przepisów może być dla firm kosztowne. AI Act przewiduje kary nawet do 35 mln euro lub 7% globalnego obrotu, w zależności od rodzaju naruszenia. Ryzyka obejmują również:

• błędną klasyfikację systemu (zbyt wiele firm polega wyłącznie na etykietach dostawców, co jest niewystarczające),
• brak testów na dyskryminację,
• niedopełnienie obowiązku konsultacji z pracownikami,
• brak dokumentacji wdrożeniowej.

Eksperci zwracają uwagę, że pracodawcy są często nieświadomi tego, że to oni, a nie dostawcy systemu, ponoszą odpowiedzialność za zgodność z regulacją w miejscu pracy.

Podsumowanie

AI w obszarach HR i payroll może być znaczącym wsparciem – usprawnia procesy, ogranicza liczbę błędów i poprawia jakość danych. Jednocześnie wprowadza nowe wymagania regulacyjne, które od 2026 roku stają się kluczowe dla każdego pracodawcy. Organizacje, które odpowiednio wcześnie przygotują dokumentację, procedury i szkolenia, nie tylko zminimalizują ryzyko sankcji, lecz także wykorzystają AI jako realną przewagę konkurencyjną.

Anna Smagłowska
Senior Manager w Dziale Usług Kadrowo-Płacowych Forvis Mazars