Monitoring poczty służbowej pracownika. Kiedy pracodawca może czytać służbowe maile?

Czym jest monitoring poczty elektronicznej

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że pracodawca ma prawo do kontroli jedynie służbowej poczty elektronicznej. Mimo, że celem takich działań jest dbałość o pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwe użytkowanie laptopa czy komputer będącego w dyspozycji pracowników, pracodawca może monitorować jedynie służbowy adres e-mail pracownika. Nie tylko korespondencję wychodzącą i przychodzącą wraz z załącznikami, ale też projekty wiadomości, skrzynkę kontaktową, adresy IP.

Natomiast brak jest podstaw aby kontrolować korespondencję elektroniczną pracownika związaną z adresem prywatnym na który pracownik łączy się ze służbowego laptopa czy telefonu komórkowego. Jeśli pracodawca chciałby aby takie sytuacje nie miały miejsca powinien zakazać takich działań. Możliwość kontroli sposobu wykorzystania Internetu który zapewnia pracodawca jest inną formą monitoringu dozwoloną w przepisach kodeksu pracy.

Zakres monitoringu poczty elektronicznej

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeśli pracownik wysyła i odbiera korespondencję od podmiotów zewnętrznych w ramach obowiązków pracowniczych nie jest ona objęta tajemnicą korespondencji albowiem tych czynności nie dokonuje jako osoba prywatna ale jako przedstawiciel pracodawcy. Natomiast inaczej należy postrzegać korespondencję wewnętrzną-ze współpracownikami czy przedstawicielami związków zawodowych albowiem może ona dotyczyć nie tylko wykonywania określonej pracy na rzecz pracodawcy. Ze służbowej poczty e-mailowej może być wysłane zgłoszenie o nieprawidłowości do zakładowej organizacji związkowej albo też informacja o szczegółach pożegnania odchodzącego na emeryturę pracownika. Trudno przyjąć, że taka korespondencja ma charakter nie związany ze stosunkiem pracy.

Nie można wszakże wykluczyć że pracownik będzie korzystał ze służbowej poczty elektronicznej dla celów prywatnych - takie wiadomości możliwe są do wyróżnienia z uwagi np. na słowa w tytule nie związane z zadaniami służbowymi w szczególności w połączeniu z adresatem e-malowy nadawcy bądź odbiorcy. Aby uniknąć takich sytuacji właściwe wydaje się określenie w regulaminie pracy, iż zakazane jest korzystanie ze służbowej skrzynki poczty elektronicznej dla celów prywatnych.

Obowiązki pracodawcy w związku z wprowadzeniem monitoringu poczty elektronicznej

Są zbieżne z wymaganiami dotyczącymi zastosowaniem monitoringu wizyjnego tj.:

1. Ustalenie zastosowania w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu;
2. Poinformowanie pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
3. Widoczne i czytelne oznaczenie, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed uruchomieniem;
4. Przekazaniem pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy informacji (papierowo lub elektronicznie) o zastosowaniu tego rodzaju monitoringu.

Oznaczenie o monitoringu nie narusza przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w zakresie przejrzystej komunikacji oraz trybu wykonywania praw przez osobę której dane dotyczą oraz informacji podawanych tej osobie w przypadku zbierania danych.