Zostało już mniej niż 10 miesięcy do pełnej elektronizacji zamówień publicznych. Dzisiaj w internecie prowadzone są największe przetargi (powyżej progów unijnych). To ok. 25 tys. postępowań rocznie. Z początkiem 2021 r. do sieci przejdą wszystkie przetargi, a więc prawie pięć razy więcej.

Do tego czasu miała zostać uruchomiona platforma e-Zamówienia, czyli darmowe narzędzie do prowadzenia e-przetargów i składania w nich ofert. Szanse na to są jednak coraz mniejsze. Wciąż bowiem nie zawarto umowy na stworzenie tego systemu. Wybraną w listopadzie 2019 r. ofertę konsorcjum European Dynamics nakazała odrzucić Krajowa Izba Odwoławcza. W połowie lutego 2020 r. Urząd Zamówień Publicznych wybrał kolejną ofertę – Pentacomp Systemy Informatyczne. Zostało to jednak zakwestionowane przez spółkę Portal PZP. W czwartek odbyła się przed KIO rozprawa, a wyrok zostanie ogłoszony jutro.

Nawet jeśli decyzja UZP zostanie utrzymana, to nie ma pewności, czy będzie można zawrzeć umowę. Pentacomp Systemy Informatyczne zaproponował bowiem cenę o 6,5 mln zł wyższą od przyjętego budżetu. Budowa platformy będzie zaś współfinansowana ze środków europejskich, dlatego decyzję w sprawie zwiększenia puli środków musi podjąć instytucja zarządzająca.

Wyjście awaryjne

Zakładając, że wszystko potoczy się po myśli UZP i kontrakt zostanie podpisany jeszcze w marcu, i tak nie można mieć pewności, czy platformę e-Zamówienia uda się uruchomić przed końcem roku, tak aby zamawiający i wykonawcy mieli szansę ją przetestować.

– Harmonogram realizacji platformy przewiduje stworzenie najpierw modułów potrzebnych do składania ofert i biuletynu zamówień publicznych. Obecne założenia mogą nie zostać dotrzymane, o ile wykonawca nie wykona większości prac przed czasem – ocenia Maciej Tomaka, twórca portalu Szukio.pl z bazą orzecznictwa dotyczącego zamówień publicznych.

UZP liczy jednak, że platforma zostanie oddana zgodnie z planem.

– Na ten moment nie zakładamy opóźnienia, jednak mamy przygotowane rozwiązanie alternatywne. UZP zarządza systemami informatycznymi zapewniającymi elektroniczną komunikację, które w przypadku opóźnienia w uruchomieniu platformy zostaną dostosowane i udostępnione użytkownikom jak dotychczas. Mam na myśli miniPortal – mówi Michał Trybusz, rzecznik prasowy UZP.

MiniPortal sam w sobie jest rozwiązaniem zastępczym. UZP stworzył go w 2018 r. po tym, jak rozwiązano umowę z firmą, która tworzyła pierwszą wersję platformy e-Zamówienia.

UZP nie planuje przesuwać terminu elektronizacji zamówień poniżej progów unijnych. Pytanie, czy nie byłoby to korzystniejsze dla rynku? Eksperci, których o to spytaliśmy, nie widzą potrzeby zmiany terminu.

– Na rynku pojawiło się kilka platform komercyjnych, które pozwalają na prowadzenie elektronicznych postępowań. Każdy zamawiający może z nich skorzystać. Darmowa platforma miała znaczenie na początku elektronizacji, gdy nie było pewności, czy będą na czas gotowe rozwiązania komercyjne – zauważa Tomasz Zalewski, partner w kancelarii Bird & Bird.

– Ważne jest natomiast, aby już teraz wyraźnie powiedzieć zamawiającym, czy platforma e-Zamówienia zostanie uruchomiona na czas, czy też nie – tak, aby mieli czas na ewentualne uruchomienie procedur związanych z zakupem narzędzi komercyjnych – zaznacza prawnik.

>>> Czytaj też: Problemy z e-przetargami. Na co skarżą się firmy? 

Problemów nie unikniemy

Jeśli platforma e-Zamówienia nie zostanie stworzona na czas, to część zamawiających z pewnością będzie chciało korzystać z miniPortalu (dzisiaj prowadzonych jest na nim ok. 50 proc. wszystkich e-przetargów). Czy to z założenia tymczasowe rozwiązanie będzie w stanie poradzić sobie z ruchem cztery lub pięć razy większym niż dzisiaj? UZP zapewnia, że tak.

– System był przygotowany i przetestowany z uwzględnieniem maksymalnego obciążenia. Proszę jednak pamiętać, że traktujemy to tylko jako rozwiązanie alternatywne i krótkoterminowe, gdyż cały czas priorytetem jest budowa platformy e-Zamówienia – zauważa Michał Trybusz.

Maciej Tomaka również nie przewiduje większych problemów.

– MiniPortal jest wystarczająco wydajny, a ePUAP jest gotowy na znacznie większy ruch. Moim zdaniem największe obciążenia to: generowanie kluczy (na serwerach miniPortalu), szyfrowanie (na komputerze wykonawcy), przesyłanie oferty (ePUAP), deszyfrowanie oferty (na komputerze zamawiającego). ePUAP przygotowany jest na przyjmowanie obciążeń o dużo większej skali niż same zamówienia publiczne, ponieważ obsługuje wiele innych usług dla obywateli – wyjaśnia ekspert.

Nawet jeśli od strony informatycznej wszystko zadziała, to początek nowego roku będzie trudnym okresem w zamówieniach publicznych. Już przejście części przetargów do sieci w 2018 r. pokazało, jak wiele można napotkać różnych problemów.

– Cyfryzacja nie polega na prostej zamianie dokumentów papierowych na dokumenty elektroniczne – to zupełnie nowy sposób działania, który na dodatek wywiera wpływ na dużo większy krąg podmiotów, niż to pierwotnie przewidywano – nie tylko na zamawiających i wykonawców, lecz także na podwykonawców, banki, ubezpieczycieli. Pierwszy rok elektronizacji zamówień pokazał, jak wielkim wyzwaniem było przestawienie się gospodarki na obieg cyfrowy – problemy z szyfrowaniem ofert, podpisywaniem skanów czy z interfejsami platform. Widać jednak już pozytywy – łatwy dostęp do dokumentacji postępowania, przejrzystość, oszczędność czasu oraz kosztów przygotowania ofert – ocenia Tomasz Zalewski. ©℗

>>> Czytaj też: Ułatwienia w prawie mają zachęcić firmy do udziału w przetargach [WYWIAD]