Jak obniżyć koszty IT w firmie i poprawić wydajność pracy?

Ten tekst przeczytasz w 6 minut

8 lutego 2017, 13:34

Optymalizacja procesu zarządzania infrastrukturą IT niesie ze sobą szereg korzyści biznesowych. Najważniejszą z nich jest obniżenie zarówno aktualnych, jak i potencjalnych kosztów prowadzenia działalności. Ile można zyskać, wdrażając odpowiednie narzędzia i polityki w tym zakresie? Jak wiele można stracić na niewłaściwym zarządzaniu IT?

Ile kosztuje złe zarządzanie IT?/Inne

Badania przeprowadzone przez IDC[1] wykazały, że przeciętny czas przerw spowodowanych awariami sieci, systemów komputerowych oraz aplikacji w firmach i instytucjach średniej wielkości to 11 godzin rocznie. Koszty przestojów w badanych podmiotach sięgały 10 000 USD za każdą godzinę. Największe przedsiębiorstwa, zdaniem analityków Gartnera[2], w czasie awarii infrastruktury IT mogą . Długotrwała niedostępność systemów IT może spowodować wielomilionowe straty, o czym przekonały się między innymi linie lotnicze Delta[3] oraz Southwest Airlines Co. Dla wielu mniejszych firm, niedysponujących dużymi rezerwami budżetowymi, taki przestój może oznaczać nawet bankructwo. British Chambers of Commerce w swoich raportach podaje, że 93% firm, które straciły dane w wyniku awarii IT na więcej niż 10 dni, od wystąpienia zdarzenia.

Nawet największe i najlepiej zabezpieczone organizacje muszą liczyć się z faktem, że nie istnieje stuprocentowe zabezpieczenie przed potencjalnymi awariami, gdyż mogą być one również wynikiem działania sił wyższych w postaci np. trzęsienia ziemi czy huraganu. Można jednak w dużym stopniu wyeliminować przewidywalne zagrożenia, takie jak awarie wadliwego sprzętu, a nawet pożary w serwerowni. IDC w cytowanym wcześniej badaniu podaje, że konsekwentne korzystanie z . Dzięki narzędziom monitorującym stan infrastruktury, administrator sieci może uzyskać wiedzę np. o stanie serwisów, kondycji dysków twardych, a przy wykorzystaniu dodatkowych czujników także o temperaturze i wilgotności w serwerowni.

Przysłowiowa złośliwość rzeczy martwych to jedno ze źródeł awarii infrastruktury IT, a tym samym potencjalnych kosztów, których można uniknąć. Kolejnym jest nieautoryzowane działanie pracowników. W jednym z raportów Gartnera[4] czytamy, że . Pracownicy są często odpowiedzialni za wyciek strategicznych danych czy nieświadome wpuszczenie do sieci wirusów lub oprogramowania szpiegowskiego. Edukacja czasem nie wystarcza, dlatego polityka bezpieczeństwa firmy powinna zawierać zapisy o prewencyjnym monitorowaniu potencjalnie szkodliwych działań kadry. Należy także wyposażyć dział IT w odpowiednie narzędzia.

– .

Wdrożenie narzędzi do monitorowania aktywności pracowników to nie tylko wzmocnienie łańcucha ochrony sieci, ale także zwiększenie wydajności zatrudnionych, a tym samym potencjalnie wyższy zysk, jaki można wygenerować w danym przedziale czasu. Dla przykładu firma z branży IT, zatrudniająca 5000 osób, po wdrożeniu monitorowania pracowników powiększyła roczny zysk o 2 miliony USD[5]. Ponadto od momentu poinformowania kadry o stosowaniu oprogramowania, poświęcają oni dziennie średnio 90 minut więcej na wykonywanie obowiązków służbowych. Sama świadomość bycia monitorowanym sprawia, że nie zajmują się prywatnymi sprawami w czasie pracy, niezależnie od tego, że administrator nie śledzi ich każdego kroku, a tylko otrzymuje informacje o podejrzanych aktywnościach.

Awarie sprzętu i aplikacji czy niebezpieczne zachowania użytkowników to nie jedyne zdarzenia, których efekty mogą poważnie zaszkodzić organizacji w wymiarze finansowym i wizerunkowym. Wysokie ryzyko stwarza także niewłaściwe zarządzanie licencjami na wykorzystywane oprogramowanie. W mediach głośno było o przypadku firmy ze wschodniej Polski, która musiała zapłacić [6] . W jej sieci znaleziono ponad 200 nielegalnych kopii programów. Wyposażony w odpowiednie oprogramowanie administrator jest w stanie szybko przeprowadzić audyt wykorzystywanych aplikacji i zobaczyć, które z nich nie posiadają ważnej licencji. Pozyskana wiedza pozwoli mu podjąć decyzję, które licencje dokupić, a które programy odinstalować.

Równie ważna jest wiedza o stopniu wykorzystania poszczególnych licencji, którą także można zdobyć dzięki oprogramowaniu do inwentaryzacji zasobów IT. Na jej podstawie administrator łatwiej zdecyduje, które licencje są zbędne tzn. firma płaci za nie, a program nie jest używany. Dla przykładu Government Accountability Office ze Stanów Zjednoczonych, odpowiednik polskiej Najwyższej Izby Kontroli, stwierdził po audycie, że właściwe zarządzanie licencjami na oprogramowanie może przynieść olbrzymie oszczędności w sektorze publicznym. Jedna z głównych agencji federalnych w USA (nazwy nie ujawniono), zaraportowała, że tylko w 2012 roku udało jej się oszczędzić z tego tytułu 181 milionów USD[7] .

Kompleksowe zarządzanie siecią pozwala zminimalizować ryzyko kosztownych przestojów i wycieków danych oraz uniknąć kar za posiadanie nielegalnego oprogramowania. Co więcej przyczynia się do skrócenia czasu i wzrostu wydajności pracy specjalistów, a tym samym redukuje koszty stałe. Dane zebrane przez instytucje badawcze oraz przypadki firm i instytucji z całego świata pokazują, że aby znacznie zwiększyć zyski w bilansie, warto rozważyć wdrożenie odpowiednich narzędzi do monitorowania sieci oraz jej użytkowników, a także inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania. Na rynku istnieją rozwiązania all-in-one, które pozwalają skutecznie zaadresować wszystkie te obszary z poziomu jednej konsoli. Co więcej zawierają one mechanizmy, dzięki którym część procesów da się zautomatyzować tak, by skupiać uwagę zarządzającego jedynie na ważnych alertach.