Pracodawca powinien przygotować się do kontroli PIP. Przede wszystkim powinien zebrać wszystkie dokumenty pracownicze i przeanalizować je z odpowiednią osobą, np. kadrową.
Inspektorzy sprawdzają, czy pracownicy zostali przeszkoleni w zakresie bhp, a w szczególności, czy mają aktualne szkolenia wstępne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy oraz szkolenia okresowe.
Kontrola PIP: badania lekarskie
Szczególnie ważną kwestią przed kontrolą PIP jest sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy mają aktualne zaświadczenia lekarskie, potwierdzające zdolność do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy.
Kontrola PIP: szkolenia BHP
Brak zaświadczeń lekarskich czy brak przeszkolenia w zakresie bhp są w praktyce najczęściej spotykanymi zaniedbaniami pracodawców.
Kontrola PIP: dokumentacja pracownicza
Bardzo ważne będzie także sprawdzenie, czy dokumentacja pracownicza jest prawidłowo prowadzona. Jeśli okaże się, że brakuje np. oświadczeń woli dotyczących rozwiązywania stosunku pracy lub zmiany jego treści, pracodawca może jeszcze uzupełnić te dokumenty. Warto też zweryfikować, czy dokumentacja prowadzona jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 474).
- Pracodawcy z PPE muszą sprawdzić poziom uczestnictwa. Spadek poniżej 25 proc. oznacza obowiązek PPK
- UE opublikowała zasady przejrzystości użytkowania sztucznej inteligencji według AI Act. Prawo wchodzi w życie już 2 sierpnia
- Praca, albo dzieci? Rekordowy skok aktywności zawodowej kobiet w Polsce ratuje rynek pracy. Ale potrzeba lepszych warunków dla matek i ojców
Kontrola PIP: terminowa wypłata wynagrodzeń
Kolejną kwestią, którą będą sprawdzać inspektorzy, jest terminowa wypłata wynagrodzeń dla pracowników oraz innych świadczeń płynących ze stosunku pracy. Warto zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ jest to bardzo często spotykane wśród pracodawców wykroczenie.
Ważne
Inspektorzy pracy bardzo często sprawdzają terminowość wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pracownikom.
Zmiany. Kontrola PIP od 1 stycznia 2027 r.
Od 1 stycznia 2017 r. inspektorzy pracy mogą także kontrolować wypłacanie wynagrodzenia osobom świadczącym pracę na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług.
Minimalna stawka godzinowa dla osób zatrudnionych na tej podstawie wynosi w 2026 r. 31,40 zł brutto. Wypłaty wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki na godzinę powinny mieć formę pieniężną, przez co należy rozumieć zapłatę w gotówce, albo zapłatę w formie bezgotówkowej.
W umowach ze zleceniobiorcami i usługodawcami należy wskazywać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Należy pamiętać, że jeśli ustaleń w tym zakresie nie będzie, zleceniobiorca przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin pracy, w terminie poprzedzającym dzień wypłaty wynagrodzenia.
Kontrola PIP: BHP
Zanim dojdzie do kontroli, pracodawca powinien też sprawdzić, czy w zakładzie pracy przestrzegane są przepisy dotyczące czasu pracy pracowników. Niemniej ważne jest także stosowanie się do zasad bhp. Zakład powinien posiadać ważne okresowe przeglądy instalacji i przewodów kominowych, odpowiednie zabezpieczenie tablic rozdzielczych prądu elektrycznego, a przede wszystkim ogólne oględziny stanu technicznego budynku, w którym mieści się zakład, i innych zabudowań integralnie z nim związanych. Dzięki analizie dokumentów związanych z tymi kwestiami możliwe będzie uniknięcie niepotrzebnych konsekwencji.
To oczywiście tylko niektóre z podstawowych spraw, na które pracodawca powinien zwrócić uwagę przed wizytą kontrolerów.
Ważne
Trzeba jednak pamiętać, że zazwyczaj pracodawca nie zna celu wizyty w zakładzie pracy inspektorów pracy. Ich obecność może być przecież wynikiem zamiaru przeprowadzenia rutynowej kontroli lub też następstwem złożonej skargi.
W związku z tym warto się wcześniej zabezpieczyć na wszystkich płaszczyznach, które będą podlegały kontroli.
Materiał powstał na podstawie fragmentu publikacji autorstwa Sebastiana Kryczki „Kontrola PIP. Nowe uprawnienia”.
W poradniku wyjaśniono, na czym polegają nowe uprawnienia przyznane inspektorom pracy od 8 lipca 2026 r. Przedstawiono również prawa i obowiązki pracodawcy w trakcie kontroli PIP.
Z książki dowiesz się m.in.:
- co zrobić, aby uniknąć przekształcenia przez PIP umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę,
- czy odwołanie do sądu pracy wstrzymuje decyzję PIP o przekształceniu umowy,
- w jakich sprawach Główny Inspektor Pracy wydaje interpretacje urzędowe,
- kiedy kontrole PIP mogą być przeprowadzane zdalnie,
- w jakich przypadkach są dozwolone transmisje online z kontroli,
- o ile wzrosły kary nakładane przez PIP.
Najtrudniejsze zagadnienia zostały przedstawione na przykładach. Książka zawiera również wzory dokumentów przydatne podczas korespondencji pracodawcy z Państwową Inspekcją Pracy.
Doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o bezpieczeństwie, absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej. Stopień doktora uzyskała na podstawie rozprawy pt. "Koncepcja systemu bezpieczeństwa socjalnego Polski z uwzględnieniem zjawiska prekariatu", poświęconej wyzwaniom współczesnej polityki społecznej i rynku pracy. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących polityki rodzinnej, rynku pracy oraz systemu zabezpieczenia społecznego.