Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2026 r., rozszerza katalog okresów zaliczanych do stażu pracy, obejmując m.in. wykonywanie umów zlecenia oraz prowadzenie działalności gospodarczej. Podstawą ich uwzględnienia są zaświadczenia wydawane przez ZUS, potwierdzające podleganie ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym lub opłacanie składek przez przedsiębiorcę. Dokumentacja może również obejmować okresy objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym w przypadku osób korzystających z tzw. ulgi na start w ramach działalności gospodarczej. Nowelizacja miała na celu zrównanie traktowania na rynku pracy różnych form aktywności zawodowej.
Do stażu pracy wliczane są m.in.:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (w tym także tzw. „ulga na start”),
- okresy współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej,
- okresy wykonywania umów zlecenia, umów o świadczenie usług oraz umów agencyjnych,
- członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych,
- okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej wykonywanej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych mogą zwrócić się do pracodawcy, aby doliczył im do stażu pracy inne okresy aktywności zawodowej niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r.
Nowa usługa ZUS dla pracodawców
Pracodawcy uzyskali możliwość samodzielnego sprawdzenia autentyczności zaświadczeń stażowych wystawianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Chodzi o dokumenty potwierdzające ubezpieczenie, wykorzystywane m.in. do doliczania okresów do stażu pracy. Weryfikacja odbywa się zdalnie za pośrednictwem strony internetowej ZUS.
„Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych mogą zwrócić się do pracodawcy o doliczenie do stażu pracy innych okresów aktywności zawodowej niż tylko tych wykonywanych na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r.” – informuje regionalna rzeczniczka prasowa ZUS województwa podlaskiego Katarzyna Krupicka.
Jak sprawdzić autentyczność zaświadczenia z ZUS
ZUS udostępnił specjalne narzędzie do weryfikacji elektronicznych zaświadczeń wydawanych na wniosek pracownika (formularz USP).
Aby sprawdzić dokument, należy:
- wejść na stronę zus.pl,
- wybrać sekcję „Wyszukiwarki i usługi”,
- przejść do zakładki „Usługi”,
- skorzystać z opcji potwierdzania autentyczności zaświadczeń w portalu eZUS.
Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku
- Czynności, które musi wykonać pracownik:
- pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp zas a” lub „usp zas r” z rozszerzeniem „.pdf”),
- udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).
- Pracodawca podejmuje następujące działania:
- zapisuje plik na dysku,
- otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”
- klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.
- Usługa zwraca wynik:
- „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS-u znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,
- „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS-u nie ma zaświadczenia o identycznej treści.
Nieprawidłowości. Co można zrobić?
Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. ingerencja w treść zaświadczenia. W celu wyjaśnienia sprawy pracownik, którego dotyczy dokument, powinien zgłosić się do placówki Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub umówić e-wizytę.
ZUS: wniosek o zaświadczenie (USP)
Potwierdzanie okresów podlegających wliczeniu do stażu pracy, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe lub wypadkowe odbywać się będzie na podstawie zaświadczeń wydawanych przez ZUS. Pracownik może złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia wyłącznie drogą elektroniczną za pomogą konta w systemie teleinformatycznym. Od 1 stycznia 2026 r. z wnioskiem mogą wystąpić osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych, zaś od 1 maja 2025 r. osoby zatrudnione w sektorze prywatnym. Wystarczy poprzez eZUS złożyć "Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy" – USP. ZUS przygotuje zaświadczenie (decyzję) oraz inne pisma ws. wydania zaświadczenia na konto w eZUS osoby składającej wniosek.
Dwa lata na złożenie dokumentów
Warunkiem zaliczenia nowych okresów zatrudnienia do stażu pracy będzie ich odpowiednie udokumentowanie. Pracownicy otrzymają na to 24 miesiące.
W sektorze publicznym termin ten zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 r., natomiast w sektorze prywatnym – od 1 maja 2026 r. Okresy zatrudnienia, które nie zostaną udokumentowane w ciągu wskazanych 24 miesięcy, nie będą uwzględniane przez pracodawcę przy ustalaniu stażu pracy.
587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia
Z informacji opublikowanych przez ZUS wynika, że w I kw.2026 r. wpłynęło 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. W związku z tym, że ZUS ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie wniosków, ZUS maksymalnie zautomatyzował proces. ZUS wydał blisko 1 mln zaświadczeń.
