Jaką formę prawną oraz jakie rozwiązania podatkowe rekomendowałby Pan przedsiębiorstwom innowacyjnym - takim, które dopiero inwestują w nowe rozwiązania i nie osiągają jeszcze dużych przychodów?
Zarówno forma prawna, jak i model podatkowy, powinny być wybrane już na samym początku działalności. W przypadku innowacyjnych przedsięwzięć decyzje podjęte na starcie często mają wpływ na możliwości rozwoju przez kolejne lata. Wiele startupów przez kilka pierwszych lat nie osiąga znaczących przychodów. Zamiast zarabiać, inwestują w stworzenie produktu, zatrudniają specjalistów, prowadzą prace badawczo-rozwojowe, rozwijają oprogramowanie, rozwiązania z zakresu sztucznej inteligencji czy inne nowe technologie. To naturalny etap rozwoju, w którym najważniejsze staje się utrzymanie płynności finansowej i rozsądne zarządzanie kosztami.
Polski system podatkowy oferuje dziś kilka rozwiązań, które mogą wspierać takie przedsięwzięcia. Jednym z najważniejszych jest ulga badawczo-rozwojowa, pozwalająca dodatkowo odliczyć część kosztów związanych z działalnością B+R, między innymi wynagrodzenia specjalistów, zakup materiałów czy wybrane usługi wykorzystywane przy tworzeniu nowych technologii.
Coraz większym zainteresowaniem cieszy się prosta spółka akcyjna. To forma prawna stworzona z myślą o startupach i przedsięwzięciach innowacyjnych. Można ją założyć z kapitałem w wysokości zaledwie jednego złotego, łatwo pozyskiwać nowych inwestorów, emitować akcje czy tworzyć programy motywacyjne dla pracowników oparte na akcjach lub opcjach na akcje. Dla firm technologicznych, które planują współpracę z funduszami venture capital lub aniołami biznesu, PSA często okazuje się rozwiązaniem bardziej elastycznym niż klasyczna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Warto zwrócić uwagę także na estoński CIT. Jego największą zaletą jest możliwość odroczenia opodatkowania do momentu wypłaty zysku wspólnikom. Oznacza to, że przedsiębiorstwo może przez dłuższy czas reinwestować wypracowane środki w rozwój produktu, zatrudnianie specjalistów czy ekspansję na nowe rynki, nie płacąc podatku od zysków pozostających w firmie.
Dla przedsiębiorstw rozwijających nowe technologie istotne znaczenie ma również dostęp do finansowania zewnętrznego. Programy realizowane przez NCBR, PFR czy fundusze unijne często premiują odpowiednio przygotowaną strukturę organizacyjną, dlatego właściwy wybór formy prawnej może zwiększyć szanse na pozyskanie kapitału potrzebnego do dalszego rozwoju.
Trzeba jednak pamiętać, że nie istnieje jedno rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich. Inaczej powinien być zorganizowany startup tworzący oprogramowanie, inaczej spółka biotechnologiczna, a jeszcze inaczej firma rozwijająca rozwiązania z obszaru sztucznej inteligencji czy robotyki. Każdy model biznesowy wiąże się z innymi potrzebami i innymi planami rozwoju.
Dlatego zawsze zachęcam przedsiębiorców, aby już na etapie zakładania firmy myśleli nie tylko o samym produkcie, ale również o strategii prawnej i podatkowej. Odpowiednio zaprojektowana struktura może przez lata wspierać rozwój przedsiębiorstwa, natomiast jej zmiana na późniejszym etapie jest zazwyczaj znacznie bardziej kosztowna, czasochłonna i skomplikowana.
Jakie błędy innowacyjne przedsiębiorstwa najczęściej popełniają przy wyborze formy prowadzenia działalności? Czy zbyt wcześnie zakładają spółki, czy przeciwnie, zbyt długo pozostają przy jednoosobowej działalności?
Najczęściej spotykam dwa skrajne podejścia i obydwa mogą okazać się problematyczne.
Pierwsze dotyczy przedsiębiorców, którzy wybierają jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ jest najszybsza i najprostsza do założenia. Przez pewien czas takie rozwiązanie dobrze spełnia swoje zadanie, ale po dwóch czy trzech latach firma zaczyna się rozwijać. Pojawia się potrzeba pozyskania inwestora, wprowadzenia wspólnika albo sprzedaży części biznesu. Wtedy okazuje się, że jednoosobowa działalność nie daje takich możliwości. Nie ma udziałów ani akcji, ponieważ cała działalność jest nierozerwalnie związana z osobą przedsiębiorcy. Oczywiście przekształcenie firmy w spółkę jest możliwe, jednak na późniejszym etapie oznacza zwykle dodatkowe koszty, formalności, a czasem również konsekwencje podatkowe.
Drugi błąd polega na działaniu w przeciwną stronę. Część osób zakłada spółkę wyłącznie dlatego, że tak robią startupy, nie zastanawiając się, czy rzeczywiście odpowiada to ich modelowi biznesowemu. Jeżeli ktoś rozwija niewielki projekt finansowany z własnych środków i nie planuje pozyskiwania inwestorów, rozbudowana struktura korporacyjna może okazać się po prostu niepotrzebnym obciążeniem.
Dlatego przed wyborem formy prowadzenia działalności warto odpowiedzieć sobie na jedno podstawowe pytanie - gdzie ta firma ma być za trzy lub pięć lat?
Jeżeli celem jest stworzenie innowacyjnej technologii, pozyskanie funduszu venture capital, wejście na rynki zagraniczne albo sprzedaż spółki w przyszłości, odpowiednią strukturę warto zaprojektować już na początku. Coraz częściej oznacza to wybór prostej spółki akcyjnej, która została stworzona właśnie z myślą o innowacyjnych przedsięwzięciach. Ułatwia wejście inwestorów, emisję akcji oraz budowę programów motywacyjnych dla pracowników i współpracowników.
Jeżeli natomiast przedsiębiorca świadczy usługi i sprzedaje własną wiedzę lub pracę, często lepszym rozwiązaniem na początku będzie jednoosobowa działalność gospodarcza albo klasyczna spółka z o.o. Wszystko zależy od planów rozwoju i charakteru prowadzonego biznesu.
Największym błędem jest jednak podejmowanie decyzji wyłącznie przez pryzmat wysokości podatku. Forma prawna wpływa nie tylko na sposób opodatkowania, ale również na możliwości pozyskania inwestorów, zakres odpowiedzialności właścicieli, bezpieczeństwo majątku prywatnego, sukcesję czy przyszłą sprzedaż przedsiębiorstwa.
Dlatego zawsze powtarzam, że wybór formy prowadzenia działalności nie powinien być odpowiedzią na pytanie - „ile zapłacę podatku?”. Znacznie ważniejsze jest pytanie - „gdzie chcę, żeby moja firma była za pięć lat?”. To właśnie od odpowiedzi na nie powinno zaczynać się planowanie każdego innowacyjnego biznesu.
Czy dla startupu albo firmy pracującej nad nowym rozwiązaniem większym problemem są dziś podatki, czy raczej stałe koszty funkcjonowania, przede wszystkim składki ZUS, księgowość i obowiązki administracyjne?
Wbrew powszechnej opinii uważam, że największym problemem startupów nie są dziś ani podatki, ani składki ZUS. Największym wyzwaniem jest stworzenie produktu, znalezienie pierwszych klientów i zapewnienie firmie środków na rozwój. To właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy innowacyjny projekt przetrwa pierwsze lata działalności.
Oczywiście koszty publicznoprawne mają znaczenie, ale polski system przewiduje rozwiązania, które pozwalają je na początku działalności ograniczyć. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może, po spełnieniu określonych warunków, skorzystać z dotacji na rozpoczęcie działalności, ulgi na start czy preferencyjnych składek ZUS. Z kolei w przypadku spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej odpowiednio zaprojektowana struktura często pozwala uniknąć obowiązku opłacania składek ZUS przez wspólników lub członków organów. To pokazuje, że przy właściwym planowaniu koszty publicznoprawne nie muszą być największym obciążeniem dla młodej firmy.
Z mojego doświadczenia wynika, że znacznie większym wyzwaniem są dziś wydatki związane z pozyskaniem klienta. Można stworzyć znakomity produkt, opracować nowatorską technologię i zadbać o wszystkie kwestie formalne, ale jeżeli rynek się o tym nie dowie, firma nie będzie się rozwijać. Konkurencja jest coraz większa, koszty marketingu i sprzedaży rosną, a budowanie rozpoznawalnej marki wymaga czasu i konsekwentnych inwestycji.
Młody przedsiębiorca powinien poświęcić strategii sprzedaży i marketingu tyle samo, albo więcej uwagi, co technologii, podatkom czy wyborowi formy prawnej. Nawet najlepszy produkt nie obroni się sam. O sukcesie coraz częściej decyduje nie tylko jakość samego rozwiązania, ale również umiejętność skutecznego dotarcia do klientów i przekonania ich do swojej oferty.
Spółka z o.o. jest nie tylko narzędziem podatkowym, ale przede wszystkim sposobem ograniczenia ryzyka eksperymentowania. Czy właśnie dlatego większość innowacyjnych przedsięwzięć rozwija się w formie spółek kapitałowych?
Zdecydowanie tak. Moim zdaniem głównym argumentem przemawiającym za wyborem spółki kapitałowej nie są podatki, lecz bezpieczeństwo i możliwości dalszego rozwoju biznesu. Każde innowacyjne przedsięwzięcie wiąże się z dużą niepewnością. Nigdy nie wiadomo, czy produkt zostanie dobrze przyjęty przez rynek, czy uda się pozyskać finansowanie i czy cały projekt zakończy się sukcesem. W takiej sytuacji przedsiębiorcy chcą przede wszystkim oddzielić majątek prywatny od majątku firmy i ograniczyć ryzyko związane z prowadzeniem działalności.
Taką możliwość daje spółka z o.o., a coraz częściej również prosta spółka akcyjna. Pozwala prowadzić ryzykowny projekt w odrębnym podmiocie, a jednocześnie znacznie ułatwia zaproszenie do współpracy wspólników, inwestorów czy kluczowych pracowników.
Ma to szczególne znaczenie w branży nowych technologii. Fundusze venture capital czy aniołowie biznesu nie inwestują w jednoosobową działalność gospodarczą. Obejmują udziały lub akcje w spółce, dlatego odpowiednia forma prawna staje się często warunkiem dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.
Coraz częściej doradzamy również budowę bardziej rozbudowanych struktur. Jedna spółka prowadzi działalność operacyjną, druga jest właścicielem technologii, patentów lub znaków towarowych, a kolejna odpowiada za działalność inwestycyjną. Takie rozwiązanie nie tylko ogranicza ryzyko, ale także przygotowuje firmę na wejście inwestora, sprzedaż części biznesu czy dalszą ekspansję.
Dlatego powiedziałbym, że wybór spółki kapitałowej jest przede wszystkim decyzją biznesową, a dopiero w drugiej kolejności podatkową. Dobrze zaprojektowana struktura zwiększa bezpieczeństwo przedsiębiorcy, buduje wiarygodność firmy i otwiera możliwości rozwoju, których jednoosobowa działalność gospodarcza po prostu nie oferuje.
Jakie niespodzianki może nam szykować ustawodawca? Czy jest ryzyko wprowadzenia pełnego oskładkowania wspólników spółek z o.o.? Z jakimi innymi formami ryzyka prawnego musimy się liczyć?
To jedno z pytań, które przedsiębiorcy zadają dziś najczęściej. W mojej ocenie największym problemem nie są jednak same podatki, lecz niepewność prawa. Przedsiębiorcy są w stanie zaakceptować nawet wyższe obciążenia, pod warunkiem że wiedzą, jakie zasady będą obowiązywały za rok czy za pięć lat. Największym wyzwaniem są częste i trudne do przewidzenia zmiany przepisów, które utrudniają długoterminowe planowanie.
Jeżeli chodzi o pełne oskładkowanie wspólników spółek z o.o., temat ten powraca w dyskusjach od wielu lat. Nie można wykluczyć, że w przyszłości ustawodawca będzie poszukiwał dodatkowych wpływów do systemu ubezpieczeń społecznych, dlatego warto śledzić planowane zmiany.
Moim zdaniem większym wyzwaniem staje się dziś rosnąca liczba obowiązków sprawozdawczych oraz postępująca cyfryzacja relacji z administracją publiczną. KSeF, JPK, raportowanie podatkowe, obowiązki związane z AML, cenami transferowymi czy kolejnymi regulacjami dotyczącymi sztucznej inteligencji sprawiają, że państwo dysponuje coraz większą ilością danych i potrafi coraz skuteczniej je analizować.
Dlatego przedsiębiorcy powinni przygotować się na to, że przyszłość nie musi oznaczać wyższych podatków, ale z pewnością będzie oznaczała większą transparentność prowadzenia działalności. Fiskus będzie szybciej identyfikował nieprawidłowości i oczekiwał od przedsiębiorców coraz lepszej jakości danych.
Z tego powodu radziłbym nie koncentrować się wyłącznie na wysokości bieżących podatków. Równie ważne jest stworzenie takiej struktury organizacyjnej i takich procesów wewnętrznych, które będą odporne na zmieniające się przepisy. Dobrze zaprojektowany biznes znacznie łatwiej dostosowuje się do nowych regulacji niż firma, która rozwijała się bez długoterminowej strategii.
Na koniec, porozmawiajmy nie o podatkach, a o filozofii budowania firmy. Co by Pan doradził osobie, która ma dobry pomysł, niewielki kapitał i przed sobą dwa–trzy lata intensywnego eksperymentowania?
Tak jak mówiłem wcześniej, najważniejsze jest stworzenie takiej struktury, która będzie wspierała rozwój przedsiębiorstwa także za kilka lat. Innowacyjny biznes z natury opiera się na eksperymentowaniu. Nie każdy pomysł zakończy się sukcesem, dlatego warto od początku zadbać o bezpieczeństwo majątku prywatnego, możliwość pozyskania inwestora i elastyczność w dostosowywaniu struktury firmy do zmieniających się potrzeb. Dobrze zaplanowana forma prowadzenia działalności nie powinna ograniczać rozwoju, lecz go ułatwiać.
Chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię. Przedsiębiorcy rozwijają dziś swoje firmy znacznie szybciej niż jeszcze kilka lat temu. Zmienia się model biznesowy, pojawiają się nowi wspólnicy, inwestorzy, kolejne rynki czy następne spółki. Tymczasem wiele biur rachunkowych nadal koncentruje się przede wszystkim na rozliczaniu przeszłości.
W Kancelarii Podatkowej TAX SAFE wychodzimy z zupełnie innego założenia. Co najmniej raz w roku analizujemy każdą obsługiwaną firmę pod kątem możliwości optymalizacji podatkowej, doboru odpowiedniej formy prowadzenia działalności oraz budowy bezpiecznej struktury właścicielskiej. Sprawdzamy również, czy warto oddzielić majątek prywatny od majątku firmowego, zabezpieczyć kluczowe aktywa albo przygotować przedsiębiorstwo na wejście inwestora, dalszy rozwój czy sukcesję.
Uważam, że rolą nowoczesnego doradcy podatkowego nie jest wyłącznie prawidłowe rozliczenie podatków. Równie ważne jest wspieranie przedsiębiorcy w podejmowaniu decyzji, które będą miały wpływ na rozwój jego firmy w kolejnych latach.
Dlatego stworzyliśmy platformę TaxSync, która integruje dane z KSeF, systemów bankowych wykorzystujących technologię Open Banking oraz innych źródeł informacji, analizując je z wykorzystaniem mechanizmów sztucznej inteligencji. Dzięki temu przedsiębiorcy otrzymują aktualne raporty i analizy praktycznie w czasie rzeczywistym. Nie muszą czekać do końca miesiąca, aby dowiedzieć się, jaka jest kondycja finansowa firmy, jakie zobowiązania podatkowe mogą pojawić się w najbliższym czasie i w których obszarach warto zareagować wcześniej.
Tak właśnie rozumiemy rachunkowość zarządczą. Księgowość nie powinna ograniczać się do opisywania tego, co wydarzyło się miesiąc temu. Powinna dostarczać właścicielowi aktualnych informacji, które pomagają podejmować trafniejsze decyzje biznesowe i rozwijać firmę w sposób świadomy, bezpieczny i długofalowy.
Rozmawiał Mateusz Banaszak
