Niższa emerytura przez błąd formalny. ZUS nie zaliczył lat opłacania składek
Taka sytuacja spotkała pana Witolda, czytelnika tygodnika „Angora”. ZUS wyliczył mu emeryturę, ale nie uwzględnił czterech lat, od 1996 do 1999 roku, jako okresu składkowego. Okazało się, że dokumenty dotyczące składek na ubezpieczenie podpisała jedna osoba, choć wymagane były dwa podpisy. Same składki za ten okres zostały jednak odprowadzone.
Czytelnik zapytał, co stało się z wpłaconymi składkami i czy ZUS mógł pominąć je przy obliczaniu emerytury. Podobny problem może dotyczyć większej grupy obecnych i przyszłych emerytów, zwłaszcza tych, których dokumentacja pochodzi sprzed wielu lat.
Czym jest okres składkowy potrzebny do otrzymania emerytury?
W pierwszej kolejności warto wyjaśnić, czym jest okres składkowy i jakie ma znaczenie przy ustalaniu prawa do emerytury oraz jej wysokości. Okresy składkowe to okresy aktywności zawodowej, a w określonych przypadkach także jej braku, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy. Są nimi przede wszystkim okresy ubezpieczenia oraz opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości określonej w odpowiednich przepisach.
Do okresów składkowych zalicza się również m.in. okresy czynnej służby wojskowej w Wojsku Polskim, okresy jej równorzędne oraz zastępcze formy tej służby. Uwzględniane mogą być także okresy służby pełnionej w Polsce, np. w Policji lub Straży Granicznej, a także okresy pobierania zasiłku macierzyńskiego.
Za okresy składkowe uznaje się też okresy działalności kombatanckiej oraz, w określonych przypadkach, osadzenia w więzieniach lub innych miejscach odosobnienia na terytorium Polski. Dotyczy to osób skazanych lub pozbawionych wolności bez wyroku po 31 grudnia 1956 roku z powodu działalności politycznej.
Do tej kategorii zaliczane są ponadto niektóre okresy przypadające przed 15 listopada 1991 roku, za które została opłacona składka na ubezpieczenie społeczne albo za które nie było obowiązku jej opłacania. Chodzi m.in. o niektóre okresy pracy przymusowej.
W jaki sposób okres składkowy wpływa na wysokość emerytury?
Okres składkowy ma istotne znaczenie przy ustalaniu wysokości emerytury. W przypadku osób urodzonych po 31 grudnia 1948 roku świadczenie oblicza się przez podzielenie podstawy obliczenia emerytury przez średnie dalsze trwanie życia.
Sposób wyliczenia emerytury
Sposób wyliczenia emerytury
Przy ustalaniu podstawy ZUS bierze pod uwagę zwaloryzowany kapitał początkowy, jeżeli ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu społecznemu przed 1 stycznia 1999 roku. Uwzględniane są także zwaloryzowane składki na ubezpieczenie emerytalne zapisane na koncie w ZUS po 1998 roku, do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, od którego rozpocznie się wypłata emerytury. Znaczenie mają również zwaloryzowane środki zapisane na subkoncie w ZUS, w tym środki przeniesione z OFE.
Średnie dalsze trwanie życia oznacza przewidywaną liczbę miesięcy, przez które emeryt będzie pobierał świadczenie. Odpowiednie tablice ogłasza co roku, do 31 marca, prezes Głównego Urzędu Statystycznego w komunikacie publikowanym w Monitorze Polskim.
Ważne
Wysokość składek zapisanych na koncie ubezpieczonego jest więc jednym z najważniejszych elementów wpływających na wysokość przyszłej emerytury.
Aby otrzymać prawidłowo wyliczoną emeryturę, trzeba udokumentować okresy składkowe
Okresy, których nie uda się udokumentować, mogą nie zostać uwzględnione przez ZUS. To z kolei może obniżyć wysokość wypłacanego świadczenia. Dlatego tak ważne jest zgromadzenie dokumentów potwierdzających zatrudnienie i opłacanie składek.
Okresy zatrudnienia można udokumentować przede wszystkim zaświadczeniami od pracodawców, świadectwami pracy lub legitymacją ubezpieczeniową zawierającą wpisy o zatrudnieniu. Jeżeli ubezpieczony nie ma takich dokumentów, może przedstawić również inne dowody. Mogą to być umowy o pracę, opinie o pracy, wpisy w starym, książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe i związkowe, a także pisma otrzymywane od pracodawcy, np. dotyczące powołania, mianowania, zmiany warunków zatrudnienia czy przyznania nagrody.
Pomocne mogą być również kopie lub odpisy dokumentacji osobowej i płacowej wydane przez jednostkę upoważnioną do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy. W niektórych przypadkach dopuszczalne są także zeznania świadków.
Zaświadczenie o okresie zatrudnienia może wystawić pracodawca na podstawie akt osobowych pracownika. Może to zrobić również jego następca prawny, jeżeli dysponuje odpowiednią dokumentacją.
Jeśli zakład pracy został zlikwidowany, a akt osobowych nie udało się odnaleźć, część okresów zatrudnienia można potwierdzić zeznaniami świadków, najlepiej byłych współpracowników. Zeznania mogą służyć do udowodnienia okresów zatrudnienia przypadających przed 15 listopada 1991 roku. Można z nich korzystać również w przypadku okresów po 14 listopada 1991 roku, jeżeli dokumentacja została zniszczona wskutek powodzi w 1997, 2010 lub 2024 roku.
W ten sposób można też udowodnić zatrudnienie w charakterze pracownika młodocianego przed 1 stycznia 1975 roku. Dotyczy to sytuacji, w których pracodawca nie ma dokumentacji z tego okresu i nie może potwierdzić zawierania umów z pracownikami młodocianymi albo potwierdza zawieranie takich umów, ale nie jest w stanie wykazać, że zatrudniał konkretną osobę.
ZUS nie uwzględnił składek z powodu błędu formalnego. Czy miał do tego prawo?
W przypadku pana Witolda ZUS potraktował dokumenty tak, jakby nie zostały prawidłowo złożone. Powodem był brak drugiego podpisu. W konsekwencji przy wyliczaniu emerytury nie uwzględniono składek za wskazany okres, mimo że zostały one odprowadzone.
Ważne
Takie sytuacje mogły zdarzać się częściej w przeszłości, kiedy formularze składano w formie papierowej, a część druków i zaświadczeń musiała być podpisana przez dwie osoby.
Sam błąd formalny nie powinien jednak automatycznie prowadzić do odrzucenia dokumentu. Do tej kwestii odniósł się Sąd Najwyższy w wyroku z 17 listopada 2021 roku, sygn. akt II USKP 106/21. Sąd stwierdził, że „brak drugiego podpisu nie dyskwalifikuje każdorazowo wartości dokumentu Rp-7. Nie ma takiej normy ustawowej. Każdy dokument podlega ocenie”.
Ważne
Oznacza to, że ZUS powinien ocenić przedstawiony dokument także w zestawieniu z innymi dowodami. Może również wezwać zainteresowanego do przedstawienia poprawionego zaświadczenia albo złożenia wyjaśnień. Nie powinien natomiast poprzestawać wyłącznie na formalnym odrzuceniu dokumentacji.
Co zrobić, gdy ZUS nie uwzględnił okresu składkowego?
W takiej sytuacji (najlepiej bez zbędnej zwłoki) należy złożyć wniosek o ponowne obliczenie emerytury i dołączyć do niego dokumenty potwierdzające, że składki za sporny okres rzeczywiście zostały opłacone. Właściwym formularzem jest wniosek ERPO o ponowne obliczenie świadczenia emerytalno-rentowego, dostępny na stronie internetowej ZUS.
Jak wyjaśnia mecenas Jan Paragraf na łamach tygodnika „Angora”, jeżeli ZUS wyda decyzję odmawiającą ponownego przeliczenia świadczenia, np. z powodu nieuwzględnienia załączonych dokumentów, ubezpieczony może odwołać się do sądu ubezpieczeń społecznych. Ma na to miesiąc od dnia otrzymania decyzji.
Na etapie postępowania sądowego możliwości przedstawiania dowodów są szersze niż w postępowaniu przed ZUS. Opłacanie składek za sporny okres można wykazywać za pomocą każdego rodzaju dowodu przewidzianego w Kodeksie postępowania cywilnego.
W odwołaniu należy więc powołać się na dokumenty przedstawione wcześniej ZUS. Można również wnioskować o przeprowadzenie innych dowodów, w tym przesłuchanie świadków, którzy potwierdzą zatrudnienie lub opłacanie składek w okresie nieuwzględnionym przy obliczaniu emerytury.
Źródła: ZUS/ANGORA nr 29 (19 VII 2026)/Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. 2025 poz. 1749)/Wyrok SN z 17 listopada 2021 r. Sygn. akt II USKP 106/21
Krzysztof Rybak – prawnik, redaktor Forsal.pl, absolwent Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Zajmuję się tematyką podatków, nieruchomości oraz prawa cywilnego i gospodarczego. W swoich tekstach wyjaśniam zmiany w przepisach i ich praktyczne skutki. Przez lata byłem związany z branżą naukową i rolniczą. Zostałem wyróżniony przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi za osiągnięcia w obszarze rynku konopnego.