Czas realizacji dobiega końca, teraz liczy się prawidłowe rozliczenie
Krajowy Plan Odbudowy (KPO) został objęty sztywnymi ramami czasowymi wynikającymi z unijnego Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (RRF). Oznacza to, że zdecydowana większość inwestycji powinna zostać zakończona oraz osiągnąć wymagane wskaźniki najpóźniej do 31 sierpnia 2026 r. Jednocześnie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej wskazuje, że część czynności administracyjnych oraz końcowych płatności może zostać zrealizowana po tej dacie, o ile przedsięwzięcie zostało faktycznie ukończone i spełnia wszystkie warunki określone w dokumentacji programu.
W praktyce najwięcej problemów pojawia się obecnie nie przy samej realizacji inwestycji, lecz podczas ich zamykania. Dotyczy to przede wszystkim zmian zakresu rzeczowego przedsięwzięć, aneksowania umów, rozliczania robót dodatkowych, dokumentowania osiągnięcia wskaźników, prawidłowego prowadzenia postępowań zakupowych i zamówień publicznych oraz wykazania kwalifikowalności poniesionych wydatków. To właśnie te obszary najczęściej wymagają szczegółowej analizy przed końcowym rozliczeniem projektu.
- Na tym etapie większość inwestycji jest już fizycznie ukończona. Problem polega na tym, że projekt można wybudować poprawnie, a mimo to narazić się na korektę finansową z powodu błędów w dokumentacji lub rozliczeniu. Dlatego dziś równie ważne jak zakończenie robót jest wykazanie, że inwestycja została zrealizowana zgodnie z umową o dofinansowanie i wszystkimi wymaganiami programu - powiedział mec. Bartłomiej Tkaczyk, partner kancelarii LEGALLY.SMART, ekspert ds. obsługi jednostek samorządu terytorialnego.
Końcowe rozliczenie to proces, nie jednorazowa formalność
Ekspert zwrócił uwagę, że rozliczenie inwestycji finansowanej z KPO nie sprowadza się do złożenia końcowego wniosku o płatność. To proces obejmujący weryfikację zgodności projektu z harmonogramem, kompletności dokumentacji technicznej i finansowej, prawidłowości przeprowadzonych postępowań zakupowych oraz potwierdzenia osiągnięcia wszystkich rezultatów wymaganych przez program.
- W przypadku inwestycji infrastrukturalnych szczególnego znaczenia nabierają protokoły odbiorów, decyzje administracyjne, dokumentacja potwierdzająca osiągnięcie efektów rzeczowych i środowiskowych, a także prawidłowa archiwizacja dokumentów. Każdy z tych elementów może zostać zweryfikowany podczas kontroli prowadzonej przez właściwe instytucje krajowe lub unijne - wskazuje mec. Bartłomiej Tkaczyk.
Warto przeprowadzić audyt dokumentacji jeszcze przed końcowym rozliczeniem
Szczególną uwagę warto poświęcić zgodności dokumentów z zapisami umowy o dofinansowanie, terminowości realizacji poszczególnych etapów inwestycji, prawidłowemu udokumentowaniu osiągnięcia wskaźników oraz kompletności dokumentacji finansowej i technicznej.
- Końcowe rozliczenie nie powinno być pierwszym momentem, w którym beneficjent analizuje swoją dokumentację. Warto przeprowadzić wewnętrzny audyt jeszcze przed złożeniem końcowego wniosku o płatność. Pozwala to wychwycić nieprawidłowości, gdy można je jeszcze uzupełnić lub wyjaśnić. Na finiszu KPO o sukcesie projektu coraz częściej decyduje nie to, jak został wybudowany, ale jak został udokumentowany - podsumował mec. Bartłomiej Tkaczyk.
Specjalizuje się w tematach z pogranicza bezpieczeństwa, finansów i technologii. Publikuje w serwisach Grupy INFOR, m.in. na Dziennik.pl i Forsal.pl.