Nadal obowiązuje mające 30 lat rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej dotyczące m.in. usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Tym samym założenie przez pracownika, że skoro dokument elektroniczny, z którego wynika niemożność świadczenia pracy jest wystawiony w PUE ZUS i w ten sposób pracodawca może uzyskać wiedzę w tym zakresie, jest błędne. PUE ZUS nie zwalnia z obowiązku zawiadomienia pracodawcy o nieobecności w pracy. Zaniechanie tego obowiązku, może stanowić ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.
Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność
Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie jak również inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Z treści rozporządzenia wynika więc, że poza przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność wynikającymi wprost z przepisów pracodawca może wskazać dodatkowo inne, które dopuszcza np. urlop menstruacyjny.
Obowiązek niezwłocznego zawiadomienia pracodawcy
Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy jeśli powód ten jest z góry wiadomy lub możliwy do przewidzenia np. pracownik złamał nogę i ma założony gips na co najmniej 8 tygodni. Gdy taka przyczyna zaistniała, informacja powinna być przekazana pracodawcy niezwłocznie, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Jeśli przepisy prawa pracy obowiązujące u danego pracodawcy nie określają tego sposobu zawiadomienia, pracownik powinien przekazać tę informację osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową. Za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Obecnie zawiadomienie to w praktyce ma miejsce telefonicznie albo za pomocą wiadomości sms, albo e-maila. Z uwagi na łatwość skorzystania z tego rodzaju kanałów komunikacyjnych rzadko korzysta się z pomocy innych osób, które dodatkowo czasem dostarczały zwolnienie do kadr.
Usprawiedliwione zawiadomienie z opóźnieniem o nieobecności
Opieszałość pracownika zgodnie z przepisami rozporządzenia może być usprawiedliwiona szczególnymi okolicznościami w szczególności jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. W obecnych czasach zapis ten należy interpretować jako zły stan zdrowia pracownika np. utrata przytomności po wypadku, brak możliwości kontaktu z pracodawcą np. zniszczenie telefonu komórkowego z zapisanym numerem do przełożonego. Może się okazać, iż placówka medyczna nie może nawiązać kontaktu z kimkolwiek z bliskich poszkodowanego albo takie osoby mogą nie wiedzieć, gdzie pracownik jest zatrudniony, z kim się należy skontaktować w takim przypadku. Nie należy wykluczyć, że z uwagi na to co się wydarzyło, rodzina jest skoncentrowana na kwestiach zdrowotnych, a nie usprawiedliwianiu nieobecności w pracy.
Pożądana postawa pracodawcy
Niezależnie od uregulowań prawnych gdy sumienny dotychczas pracownik nie pojawi się w pracy i nikt nie wie, co się z nim dzieje przełożony powinien podjąć próbę kontaktu z nim albo jeśli posiada ku temu kanały komunikacji z osobami z jego otoczenia np. rodziną. Pracodawca co do zasady powinien zainteresować się losem pracownika, być może będzie w stanie mu jakoś pomóc np. zadbać o wypłatę świadczeń związanych z wypadkiem z dodatkowego ubezpieczenia na życie, które pomoże w ratowaniu zdrowia. Dodatkowo w ten sposób pracodawca może uzyskać wiedzę jak długo pracownika nie będzie w pracy pod kątem podziału obowiązków a ewentualnie rozważenia zatrudnienia osoby na zastępstwo.
Specjalista z zakresu problematyki związanej z szeroko pojętym prowadzeniem działalności gospodarczej oraz nieruchomości. Z przyczyn rodzinnych zgłębiająca tematykę edukacyjną i osób z niepełnosprawnościami.